Webmasterwebmaster

Hier moet elk bruidspaar rekening mee houden

U gaat trouwen en bent druk bezig met alles regelen en op zoek naar een geschikte trouwlocatie. Gelukkig doen veel mensen dit maar één keer in hun leven, dus is het ook de eerste keer dat u een bruiloft moet organiseren. En hier komt natuurlijk heel veel bij kijken.

Het zal u verbazen, maar het gebeurt: een failliete locatie en u bent uw aanbetaling kwijt. Kosten die uit de hand lopen, onvoorziene kosten op de factuur...Met dit artikel voorkomt u (onaangename) verrassingen die u anders pas op de bruiloft zelf was tegengekomen. En onderaan hebben wij de aller-belangrijkste tip voor u!

De meest voor de hand liggende zaken die u moet regelen weet u vanzelfsprekend best zelf te verzinnen. U heeft natuurlijk al lang ideeën over de bruidsjurk, welke decoratie u graag zou willen (welke kleuren!) en hoe de uitnodiging er uit komt te zien.

Maar wist u dat er ook nog heel veel andere zaken bij de locatie zelf geregeld moeten worden waar u misschien nog niet over nagedacht had? Neem deze checklist mee naar elk locatiegesprek zodat u zeker weet dat u alles gevraagd & geregeld heeft. Zo kunt u uiteindelijk een afweging maken voor uw locatie op basis van alle factoren die komen kijken bij de organisatie. Dit voorkomt achteraf ook vervelende extra kosten in de eindafrekening. Er staan tussendoor ook nog wat tips die u helpen in het organiseren van het huwelijk en de kosten laag kunnen houden.

1. Plan niet teveel op verschillende locaties.

Ze bestaan…een ceremonie bij de gemeente. Een receptie op een boot, het diner bij een restaurant en het feest in een bekende club. U zult zich van hot-naar-her racen. Dit kost ontzettend veel reistijd op trouwdag zelf en kan onnodig duur uitvallen omdat u op veel verschillende locaties vaak de huur van de hele dag betaalt. Probeer dus zoveel mogelijk op 1 locatie te plannen. Zo heeft u ook 1 contactpersoon waar u alles mee kunt regelen.


2. Is de locatie wel een officiële trouwlocatie?

Vraag of de locatie een officiële trouwlocatie is. Alleen deze locaties mogen ook uw huwelijk (ceremonie) voltrekken. Een ambtenaar van de burgerlijke stand zal dan naar deze locatie komen. Alleen dan kunt u het ja-woord aan elkaar geven op uw droomlocatie.





3. Trouwen op een buitenlocatie

Zit u er aan te denken om te trouwen op het strand? Of onder de lavendelbomen met een romantisch kasteel op de achtergrond? Bedenk dat goed dat het ook slecht weer kan zijn op uw trouwdag. Zorg ervoor dat uw dag niet in het water valt en vraag of er een mogelijkheid is om naar binnen te gaan als het slecht weer is. Bekijk ook de zaal waar het huwelijk dan voltrokken zou worden. Tip; ga eens langs bij die locatie bij slecht weer en bekijk of u dan ook nog steeds tevreden zou zijn. Zo krijgt u een idee van hoe het ook zou kunnen lopen tijdens uw droomdag.


4. Contactpersoon, ook op de trouwdag aanwezig?

Uw locatiegesprek kan misschien erg goed verlopen en het was erg prettig en gezellig. En u heeft het volste vertrouwen dat de persoon waar u het gesprek ook uw bruiloft in goede banen kan leiden. Kortom; u heeft een klik met deze persoon. Maar het wil niet altijd zo zijn dat deze persoon ook uw contactpersoon op de bruiloft is. Vraag daarom of hij/zij ook de hele dag aanwezig zal zijn en uw eerste contactpersoon is.


5. Mag ik nog iets veranderen?
Het gebeurt vaak genoeg! U heeft een offerte ontvangen en u bent alles met de locatie overeen gekomen. Van decoratie tot snacks en van bloemstukken tot aantal gasten. Dus heeft u ook de offerte getekend. Maar dan blijkt dat een deel van uw gasten toch niet kunnen, of u bedenkt zich toch en wil een rode loper in plaats van de roze. Vraag daarom aan de locatie in hoeverre ze flexibel zijn met (last-minute) veranderingen. Vaak heeft een locatie regels op gesteld dat u bijvoorbeeld een week van tevoren uw definitieve aantal gasten moet doorgeven maar uiteindelijk niet meer dan 10% hiervan af mag wijken. Dit geldt natuurlijk ook als u meer gasten heeft dan gepland. Want vaak heeft een locatie geen rekening gehouden met meer gasten als u bijvoorbeeld een a la carte menu heeft gekozen.

6. Het aantal gasten
Houd er rekening mee dat het aantal gasten dat zegt dat komt – en het aantal gasten dat uiteindelijk daadwerkelijk komt, altijd iets lager ligt. Maar geef altijd het aantal gasten door dat aangegeven heeft om te komen. Het mag én kan niet zo zijn dat iemand geen stoel meer heeft bij uw ceremonie of dat er niet genoeg te eten is omdat u een lager aantal heeft doorgegeven. Laat uw bruiloft niet verstoren waarbij u extra stoelen moet gaan regelen of de locatie moet vragen nog een extra biefstuk te bakken. Mochten sommige gasten toch niet komen, dan is dat jammer, maar mag niet in de weg staan van uw geluk. Vaak zijn veel locatie achteraf ook gewillig om u iets tegemoet te komen voor kosten die ze niet gemaakt hebben.


7. Drankjes

Drankjes zijn een groot onderdeel (maar ook kostenpost!) van uw bruiloft. U kunt vaak kiezen of u drankjes op afkoop wil, of op nacalculatie. Drankjes op afkoop betekent dat u één prijs betaald per uur en per persoon en daar kan dan onbeperkt van gedronken worden. Op nacalculatie betekent dat elk drankje dat besteld is, opgeschreven wordt en achteraf betaald dient te worden. Let dus op bij uw offertes dat u de juiste vergelijking maakt. Een locatie waar u op afkoop heeft gevraagd zal een veel duurdere offerte presenteren dan een locatie waar u dit niet heeft. Maar dit voorkomt achteraf wel onvoorziene kosten. Vraag bij drankjes op afkoop welke drankjes er allemaal in zitten. Vraag of echt alle drankjes mogelijk zijn of dat u een selectie moet maken. Zo kunt u er vaak voor kiezen om wel bier & wijn op afkoop te nemen maar bijvoorbeeld buitenlands gedistilleerd (sterke drank) weer niet. Laat uw gasten ook weten dat sterke drank niet bij de “open bar” inbegrepen zit. Dit voorkomt onbegrip van uw gasten tijdens het feest.


8. Personeel

Vraag hoeveel personeel er in gezet wordt tijdens uw bruiloft. En stel ook de vraag of dit voldoende is om niet te hoeven wachten op drankjes etc. Tip; sommige locaties rekenen nog apart personeel. Vraag elke locatie of dit wel of niet het geval is. Dit voorkomt onvoorziene kosten.


9. Parkeergelegenheden
Niet alle locaties hebben (gratis) parkeergelegenheden. Vraag hier naar. Indien dit niet gratis op het terrein aangeboden kan worden, vraag wat de kosten zijn om een hele dag te parkeren. Laat uw gasten dit ook van tevoren weten. Vermeld ook dat gelegenheden uit kunnen lopen. Dit voorkomt boetes voor uw gasten.

10. Vraag naar de algemene voorwaarden
Bijna elke trouwlocatie heeft wel algemene voorwaarden. Maar niet altijd worden deze meegegeven tijdens het eerste locatie gesprek. Vraag hier naar. En als u denkt dat dit de locatie kan zijn waar u wel eens zou kunnen gaan trouwen; lees ze goed door! Vraag tijdens het gesprek ook naar de meest belangrijke zaken uit de algemene voorwaarden.

11. Overnachting
Komen uw gasten van ver? Vraag de locatie dan om tips voor goede hotels. De locatie weet heel goed welke hotels aan te raden zijn en welke niet. Zeker weten dat zij al heel veel ervaringen hebben gehad met hotels in de buurt.


12. Taxi

Vraag of de locatie taxis kan reserveren indien nodig. Hoe gaat u naar het hotel na het feest? Zorg dat dit geregeld is voor de bruiloft zelf. Zorg ook dat u deze vooraf betaald heeft, zodat u hier geen rekening meer mee hoeft te houden.



13. Trouw fotoreportage
Vraag de locatie welke mogelijkheden er zijn voor een fotoreportage. Veel locaties hebben hier mogelijkheden toe. Bekijk vooraf de plekken waar dit zou plaatsvinden. Vraag de locatie ook of ze tips hebben voor een goede trouwfotograaf. Vaak hebben ze vaste fotografen die vaker fotos hebben gemaakt op die locatie. Veelal weten deze fotografen al de beste plekjes om de mooiste plaatjes te schieten. Vraag naar fotos van andere bruidsparen (die hebben ze meestal genoeg!) zodat u precies weet wat u kunt verwachten!


14. Allergiën

Vraag in hoeverre de locatie rekening houdt met verschillende allergieën van uw gasten en maak een inventarisatie. Vraag bij uw uitnodiging aan uw gasten om alle allergieën te vermelden zodat de locatie niet voor verassingen komt te staan.



15. Hoe betrouwbaar is de locatie?
U zult het waarschijnlijk niet van te voren bedenken, maar het zal niet de eerste keer zijn dat dit gebeurt; u doet een flinke aanbetaling voor het feest, al uw uitnodigingen zijn gemaakt, u heeft veel afspraken gemaakt met leveranciers voor die speciale dag en….de locatie is failliet! Vraag dus aan de locatie hoe lang ze al bestaan. Vaak zijn er genoeg signalen waaraan u kunt zien of het goed / slecht gaat met een locatie. Dit kunt u zien aan het interieur; is het goed onderhouden? Staan er verbouwing in de planning? Maar ook of het een druk bezochte locatie is (bijvoorbeeld als restaurant) en hoe de laatste 5 recensies waren. Zijn die goed? Dan is het waarschijnlijk dat de locatie een bestaansrecht heeft opgebouwd en is het onwaarschijnlijk dat de locatie failliet gaat voordat u gaat trouwen. Wilt u echt heel zeker zijn? Neem dan een trouwverzekering. Deze zijn vaak niet zo duur en nemen veel onzekerheid weg.


16. Situaties; buiten uw macht.

Op sommige locaties kunnen er situaties ontstaan waar niemand wat aan kan doen. Bijvoorbeeld een flinke windkracht op het strand, waardoor de beachclub niet open kan of mag omdat het simpelweg te gevaarlijk is. Maar ook een schip heeft dan geen mogelijkheid meer om uit te varen. Vraag daarom welke regels een locatie hanteert in deze gevallen en wat de situaties zijn die zouden kunnen ontstaan.


17. Kosten die uit de hand lopen
Een offerte is de factuur nog niet. Vraag daarom welke extra kosten er nog bij zouden kunnen komen die nog niet op de factuur staan. Vaak mag een factuur officieel niet meer dan 10% afwijken van de offerte, maar in de praktijk kan dat nog wel eens anders zijn. Bijvoorbeeld omdat de drankjes pas achteraf berekend worden. Vraag daarom naar de posten die onvoorzien kunnen zijn.


18. Prijzen van drankjes

Heeft u gekozen voor drankjes die opgeschreven worden tijdens de bruiloft zelf? Ofwel u krijgt achteraf een rekening gepresenteerd. Dat hoeft natuurlijk geen probleem te zijn maar vraag wel om een schatting van de kosten. Vraag ook om een prijslijst van de drankjes zelf. En vraag ook of er een prijsverhoging in het verschiet zit. Misschien gaat u pas volgend jaar trouwen en de kans bestaat dat dan de drankprijzen omhoog zijn gegaan. Zo voorkomt u verrassingen.


19. te duur?
Lijkt de locatie te duur als u op internet zoekt naar prijzen ed? Laat u dit niet direct afschrikken. Veel locaties hebben best-wedding-deals op bepaalde dagen of kunnen korting geven op minder populaire dagen. Als u langs bent geweest en het blijkt uw droomlocatie te zijn, dan bent u misschien bereid om op een maandag of dinsdag te trouwen zodat u toch kunt trouwen op uw droomlocatie. Veel locaties zitten echt niet altijd vol en zijn bereid om u korting te geven op dagen die “slecht verkopen”.

20. Zet uw datum in optie
Vraag de locatie naar de mogelijkheden om een bepaalde datum in optie te zetten. Vaak krijgt u de mogelijkheid om kosteloos een optie te nemen van 2 a 3 weken. In deze tijd kunt u dan andere zaken uitzoeken zoals een ambtenaar van de burgerlijke stand, een muziekband of om te kijken in hoeverre de belangrijkste gasten op die dag kunnen.


21. Het allerbelangrijkste!

Het allerbelangrijkste dat we u mee kunnen geven is; hoe is uw gevoel bij een locatie. Uw ideale trouwlocatie hangt natuurlijk van veel factoren af. Maar als uw gevoel niet goed is, doe het dan niet. Alles kan kloppen behalve uw gevoel. Het moet klikken met de contactpersoon van de locatie en de sfeer van de locatie moet zijn wat u altijd al voor ogen had. Klopt dat, dan maakt de rest uiteindelijk minder uit.


Zo, helemaal voorbereid aan de slag? Begin hier met het zoeken naar je ideale droomlocatie; op bruidslocaties.nl

Plaats een reactie!

  • Bruiloft in spee 14-08-2020

    Wow, eens een keer tips in een artikel die je normaal echt niet bedenkt nee, maar wel handig!

  • Bianca Schoonhoven 14-08-2020

    Zeker waar dit allemaal! Wat ik ook nog had op mijn bruiloft; ongenode gasten (partycrashers). Ik had een grote bruiloft en dan kent niet iedereen elkaar. Die kun je er zo uitpikken als je iedereen vraagt een bepaalde kleur aan te trekken of iedereen een bloemstuk geeft etc.

  • Stephanie 14-08-2020

    Het gevoel bij de contactpersoon is het allerbelangrijkst volgens mij. Als je daar geen vertrouwen in hebt, moet je het dus gewoon niet doen, hoe mooi de locatie ook is.

  • Raissa 14-08-2020

    super handige tips zitten hier bij zeg! heel fijn

  • pim 14-08-2020

    Bij de organisatie is het inderdaad belangrijk om te letten op de kosten. Je wilt jezelf immers niet in de schulden steken. Wat gek dat mensen verschillende locaties die ver uit elkaar liggen inplannen. Ik zou alles dicht bij elkaar willen hebben. https://www.rederij-randmeer.nl/bruiloften

Blog & nieuws

Meer nieuws
uw bruiloft begint bijz bruidslocaties.nl zoek unit duintden locatie in NL. Zoek een bruidslocaties